Outlook - E-Mail, Kalender, Kontakte (2024)

Outlook ist ein E-Mail-Programm, das Bestandteil des Office-Pakets von Microsoft ist.

Der IT-Service empfiehlt die Nutzung von Microsoft Outlook, denn mit Outlook steht Ihnen der volle Funktionsumfang Ihres Microsoft-Exchange- oder Office365-Kontos zur Verfügung:

• Über das bloße Senden und Empfangen von E-Mails hinaus werden Ihre Kontakte, Termine und Aufgaben auf dem Exchange-Server gespeichert, so dass diese auch von einem anderen PC oder beliebigen Endgerät (Webschnittstelle, Smartphone, Tablet) erreichbar sind.
• Sie können zusammen mit anderen Personen auf ein gemeinsam genutztes E-Mail-Konto (aufgabenbezogenes E-Mail-Konto) zugreifen und/oder Ordner aus Ihrem Postfach für andere Benutzer freigeben.
• Mit Hilfe Ihres Kalenders und dem Besprechungsassistenten können Sie Termine mit anderen Nutzerinnen und Nutzern vereinbaren.

Outlook steht auf jedem Computer zur Verfügung, den der IT-Service der Uni Bamberg zentral eingerichtet hat und auf dem Microsoft Office installiert ist.

In der nachfolgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie, wie Sie Ihr universitäres E-Mail-Konto – persönliches, aufgabenbezogenes oder studentisches – in Outlook einrichten.

• E-Mail-Konto in Outlook unter Windows einrichten(375.6 KB, 2 Seiten)
  English: Add an E-Mail Account to Outlook for Windows(267.4 KB)
• E-Mail-Konto in Outlook unter macOS einrichten(317.3 KB, 2 Seiten)

Outlook steht auf jedem PC, den der IT-Service für Sie eingerichtet hat und auf dem Microsoft Office installiert ist, zur Verfügung. Auf den PCs der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiterundin den PC-Pools ist Offce 2016 installiert.

In Outlook werden E-Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben in spezifischen Ordnern abgelegt, dem E-Mail-Postfach, Kalender etc.

Jedem dieser Ordner können Sie Zugriffsberechtigungen für Kolleginnen und Kollegen zuweisen, so dass ein Ordner dann im Outlook dieser Personen angezeigt wird und von ihr verwendet werden kann. Sie können also Ordner zur gemeinsamen Verwendung mit Ihren Kolleginnen und Kollegen teilen. Diese Zugriffsberechtigung wird auch Freigabe genannt.

Beispiele:

• Team-Kalender teilen zur Ansicht oder zum gemeinsamen Eintragen von Terminen
• Einsicht gewähren in die persönlichen Kalender innerhalb desTeams
• Einrichtungsleitung erteilt dem Sekretariat Zugriff (Einsicht oder Bearbeitungsberechtigungen) auf den Kalender.

In der nachfolgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie, wie Sie den persönlichen Kalender freigeben können und einen freigebenen Kalender bei sich hinzufügen können.

• Persönlichen Kalender freigeben und freigegebenen Kalender hinzufügen

In der nachfolgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie, wie Sie ihrpersönlichesPostfachfreigeben können und einen freigebenesPostfach bei sich hinzufügen können.

• Postfach freigeben in Outlook
• Postfach freigeben in Mailex

Ein freigebenes Postfach kann wie ein freigebener Ordner in Outlook / Mailex hinzugefügt werden.

• Freigegebens Ordner in Outlook öffnen
• Freigegebens Ordner in Mailex öffnen

In der nachfolgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie, wie Sie Ordnerfreigeben können und einen freigebenen Ordner bei sich hinzufügen können.

• Ordner in Outlook freigeben
• Ordner in Mailex freigeben
• FreigegebeneOrdnerin Outlook öffnen
• FreigegebeneOrdnerin Mailex öffnen

In der nachfolgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie, wie Sie Kontakte freigeben können und freigebene Kontakte hinzufügen können.

• Kontakte freigeben und freigebene Kontake hinzufügen

Bei Abwesenheit (Urlaub, Dienstreise, Krankheit etc.) eine automatische Antwort definieren, in der Sie auf Ihre Vertretung hinweisen oder mitteilen, wann Sie wieder erreichbar sein werden. Bei automatischen Antworten können Sie den Nachrichtentext frei formulieren und festlegen, wer (intern/extern) welche Mitteilungen in welchem Zeitraum erhalten soll.

Automatische Antwort bzw. Abwesenheitsnotiz mit Hilfe von Outlook und OutlookWebApp (OWA) einrichten(195.8 KB, 1 Seite)

Sollten Sie darüber hinaus detailliertere Filterregeln für automatische Antworten und/oder weitere Aktionen einrichten wollen, verwenden Sie die Funktion Regeln und Benachrichtigungen verwalten , z.B. wenn sich Ihre E-Mail-Adresse geändert hat oder ändern wird.

Automatische Antwort bei Adressänderungunter Outlook

Zum Versenden von Nachrichten an mehrere Empfängerinnen und Empfänger sollten Sie die Empfängeradressen in das BCC-Feld einfügen, damit die Adressen nicht für alle angeschriebenen Personen sichtbar sind (beachten Sie hierzu das Rundschreiben der Universitätsleitung vom 13.09.2013(1.1 MB)).

Bitte beachten Sie, dass Nachrichten, die über Bcc versendet werden, oftmals von den angeschriebenen E-Mail-Systemen als Spam eingestuft werden. Entscheiden Sie sich gegebenenfalls für einen alternativen Versandweg.

Das BCC-Feld wird jedoch in Outlook standardmäßig nicht angezeigt. Um das BCC-Feld einzublenden verfahren Sie wie folgt:

• Klicken Sie aufNeue E-Mail-Nachricht
• Klicken Sie im Menü aufOptionen
• Klicken Sie auf das SymbolBcc

Daraufhin wird unterhalb des AdressfeldsCcdasBcc-Feld dauerhaft eingeblendet (auch für zukünftige neue Nachrichten).

Standardeinstellung in Outlook: aktivierter Web-Beacon-Schutz

In Outlook ist standardmäßig ein Web-Beacon-Schutz eingerichtet, der den automatischen Download von Webinhalten in HTML-Nachrichten verhindert. Dieser Mechanismus erhöht die Sicherheit und bietet Schutz vor Viren, Trojanern etc. Konkret bewirkt dieser Schutz, dass der Empfänger von E-Mails aufgefordert wird, zu bestätigen/zu erlauben, dass Bilder oder Dateien heruntergeladen werden.

Nach dem Öffnen einer E-Mail wird folgende Nachricht angezeigt:

"Klicken Sie mit der rechten Maustaste hier, um Bilder herunterzuladen. Aus Datenschutzgründen hat Outlook das automatische Herunterladen dieses Bilds aus dem Internet verhindert."

Was sind Web Beacons?

Bei einem Web Beacon handelt es sich um ein elektronisches, unsichtbares Bild (auch Einpixel-GIF genannt), mit dem auf Webseiten genaue Statistiken für das Online-Marketing erstellt werden. Meist werden dabei auch weitere Daten (IP-Adresse, Browser-ID, Zeit, Ort, Computername, Systemtyp, etc.) durch Cookies gesammelt.

Web Beacons kommen auch in E-Mails vor, um entsprechende Daten zu sammeln. Insbesondere Spammer benutzen Web Beacons, um E-Mail-Adressen auf ihre Echtheit zu überprüfen.

Angepasste Einstellungen in Outlook: Web Beacon-Schutz deaktivieren

Es gibt die Möglichkeit, E-Mail-Adressen als sichere Absender hinzuzufügen, so dass das Bestätigen des Herunterladens von Bildern nicht mehr erfolgen muss.
UnterStart | Junk-E-Mail | Junk-E-Mail-Optionen | Sichere Absenderkann die E-Mail-Adresse, die Sie als vertrauenswürdig einstufen, eingetragen werden. DurchHinzufügenundOkwird diese Adresse gespeichert.

Beachten Sie bitte: Der Web-Beacon Schutz kann ausschließlich in Outlook ausgeschaltet werden.

Der IT-Service betreibt in Zusammenarbeit mit der Universität Würzburg ein Spam-Filter-System, das E-Mails ausfiltert, bei denen es sich offensichtlich um Spams handelt. Nachrichten, die nicht eindeutig als Spam eingestuft werden können, werden zugestellt.

Der Junk-E-Mail-Filter von Outlook ist folglich nicht erforderlich und sollte deaktiviert werden. Bei aktiviertem Junk-E-Mail-Filter kann es vorkommen, dass wichtige Nachrichten in den Junk-E-Mail-Ordner verschoben und in der Folge übersehen werden .

Klicken Sie unterE-Mailauf der RegisterkarteStartin der GruppeLöschenaufJunk-E-Mail, und klicken Sie dann aufJunk-E-Mail-Optionen. Wählen Sie dortKeine automatische Filterung....

Obwohl mit dieser Einstellung der automatische Junk-E-Mail-Filter deaktiviert wird, werden weiterhin Nachrichten mithilfe der Domänennamen und E-Mail-Adressen von Outlook in Ihrer Liste blockierter Absender ausgewertet.

Detaillierte Informationen zum Junk-E-Mail-Filter von Outlook (Quelle: Microsoft)

Wenn Sie eine Liste mit E-Mail-Adressen einer Kontaktgruppe hinzufügen möchten, verfahren Sie wie folgt:

• Kopieren Sie die Liste der E-Mail-Adressen in die Zwischenablage
• Öffnen Sie die Kontaktgruppe
• Klicken Sie aufMitglieder hinzufügenund aufAus Outlook-Kontakten
• Fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage in das FeldMitglieder ->ein
• Klicken Sie aufOK

Wenn Sie in weitergeleiteten Nachrichten den ursprünglichen Absender anschreiben wollen und dafür den Mail-To-Link in der Kopfzeile anklicken,

-----Ursprüngliche Nachricht-----
Von: Absender [mailto:ursprünglicher-absender@maildom.de]
Gesendet: Donnerstag, 26. April 2012 04:32
An: Günther Fössel
Betreff: Testnachricht

dann erscheint im Adressfeld der neu zu verfassenden Nachricht die Adresse im Format [mailto:ursprünglicher-absender@maildom.de].

Das ist falsch und kann nicht funktionieren.Beim Versenden der Nachricht erhalten Sie einen Unzustellbarkeitsbericht in der Form. Löschen Sie "mailto:" aus dem Adressfeld.

Sie können in Outlook mit mehreren Profilen arbeiten. In jedem Profil können jeweils ein oder mehrere E-Mail-Konten eingerichtet werden.

Weitere Informationen:Informationen zum Outlook-E-Mail-Profile

Vielleicht haben Sie von einer früheren Tätigkeit Ihre Outlook-Datendatei (PST-Datei) mitgebracht, dann brauchen Sie sie auf Ihrem Dienstcomputer in Outlook bloß noch zu öffnen.

Vielleicht wollen Sie aber auch einfach Projektdaten oder ältere E-Mails aus einem Outlook-Postfach archivieren. Dazu erstellen Sie eine neue Outlook-Datendatei in Outlook über Datei - Kontoeinstellungen - Datendateien oder wahlweise Start - Neue Elemente - Weitere Elemente - Outlook-Datendatei ..., vergeben einen sinnvollen Dateinamen und speichern die Datei. Sie ist nun im linken Bereich, unterhalb der Postfächer erreichbar, und Sie können zum Beispiel Verzeichnisse und/oder E-Mails aus anderen Postfächern dorthin verschieben.

Klicken Sie links im Navigationsbereich in Outlook mit der rechten Maustaste auf den Postfacheintrag der Outlook-Datendatei.
Wählen Sie den Menüpunkt Archiv schließenoder Outlook-Datendatei schließen

Starten Sie Outlook neu, um die Verbindung mit der Archivdatei zu lösen.

Klicken Sie im Menü von Outlook auf Datei, wählen Sie Öffnen und Exportierenund Outlook- Datendatei (.pst) öffnen.

Wählen Sie im Explorer-Fenster die Datei aus und klicken Sie auf OK. In den meisten Fällen finden Sie die Outlook-Datendatei unter Dokumente\Outlook-Dateien.

Achtung: Vergessen Sie bitte nicht, die Archivdatei wieder zu schließen, wenn Sie diese nicht mehr benötigen.